Les 1^ères questions sociales du créateur d’entreprise

2. Je n’ai pas encore de local professionnel, puis-je tout de même recruter un salarié ?

Il est possible de recruter un salarié même si l’entreprise nouvellement créée ne dispose pas encore de local professionnel. Dans ce cas :

• Soit vous disposez d’un bureau de passage par exemple dans un centre d’affaires : il sera possible de prévoir que votre salarié travaillera de façon temporaire depuis ce lieu, dans l’attente de la location d’un local professionnel (le contrat de travail précisera alors cette évolution à venir et prévoira également le champ géographique dans lequel les futurs locaux sont recherchés).
• Soit vous n’avez aucun lieu pour accueillir le salarié et il sera possible d’imaginer du travail à distance, dans l’attente de la location des futurs locaux.

3. Puis-je recourir à des stagiaires pour m’accompagner dans mon projet ?

Le recours à une personne en stage n’est pas interdit lorsque vous travaillez seul. Il est néanmoins encadré (nombre de stagiaires limité à 3 de manière simultanée dans les entreprise de moins de 20 salariés, gratification obligatoire et droits à congés payés pour les stages de plus de 2 mois, etc.).

4. Mon activité se développe rapidement : puis-je avoir recours à un CDD ?

Le recours au CDD est possible si vous pouvez justifier d’un cas de recours temporaire et limité dans le temps (le plus souvent lors de la création d’une entreprise ou du lancement d’un nouveau projet, le motif de l’accroissement temporaire d’activité est utilisé).

5. Suis-je obligé de déclarer immédiatement un salarié que je viens de recruter ou puis-je attendre un délai, par exemple le terme de la période d’essai ?

La DPAE (déclaration préalable à l’embauche) doit obligatoirement être faite par tout employeur, dans les 8 jours précédant le premier jour de travail du salarié. Il ne faut donc pas attendre le terme de la période d’essai pour procéder à cette déclaration.

6. Quelles sont les autres formalités que la déclaration préalable à l’embauche (DPAE/ancienne DUE) ?

La déclaration préalable à l’embauche permet d’accomplir automatiquement les 6 autres formalités suivantes :

• La déclaration d’une première embauche dans un établissement,
• La demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
• La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail,
• La déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire,
• La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Il convient également de prévoir l’affiliation du salarié aux caisses de retraite complémentaires et aux organismes de prévoyance et de frais de santé (mutuelle).

7. Suis-je obligé de faire passer une visite médicale d’embauche au salarié recruté ?

La visite médicale d’embauche intervient en principe avant l’embauche ou au plus tard avant la fin de la période d’essai. Il vous faut pour cela adhérer à un centre de médecine du travail pour que le salarié puisse obtenir un rendez-vous.

De façon dérogatoire, une visite médicale d’embauche n’est pas obligatoire, sous certaines conditions, notamment si le salarié est amené à occuper un poste identique que celui précédemment occupé et qu’il a déjà bénéficié d’une visite médicale chez son précédent employeur dans un délai actuellement fixé à 1 an.

8. Je veux engager un salarié et j’aimerais pouvoir organiser son temps de travail de façon assez souple. Est-ce possible ?

Des dispositifs légaux permettent de mettre en place une organisation du temps de travail flexible sous certaines conditions, tant en termes d’horaires, de jours travaillés que de durée. La convention collective de branche applicable pourrait également prévoir des modes d’aménagement du temps de travail plus souples.

9. Dois- je obligatoirement appliquer une convention collective ?

Si votre activité est mentionnée dans le champ d’application d’une convention ou d’un accord collectif de branche, vous serez tenu de l’appliquer si le texte a fait l’objet d’un arrêt d’extension du Ministère du travail. Le code APE constitue un indice mais c’est la réalité de votre activité qu’il conviendra de prendre en compte. A défaut d’arrêté d’extension, le texte s’impose à votre entreprise dans le seul cas où votre société est adhérente au syndicat patronal signataire.

10. J’ai créé une activité novatrice : comment me protéger de l’exercice d’une activité concurrente par mon collaborateur ?

L’activité concurrente peut se manifester à deux stades différents de la relation de travail :

• En cours d’exécution du contrat : il s’agit alors de prévoir une clause d’exclusivité de services pour empêcher le salarié d’exercer une activité auprès d’un autre employeur pendant la relation de travail. Cette clause doit répondre à certaines conditions de fond mais n’a pas à être indemnisée.
• Au terme de la relation contractuelle : il s’agit notamment d’interdire au salarié de reprendre une activité professionnelle au service d’un concurrent (existant ou non) après la rupture du contrat de travail. La clause de non-concurrence doit être limitée dans le temps, l’espace, être proportionnée au but recherché et donner lieu à une contrepartie financière.

2. Quelles informations dois-je communiquer à mes salariés et sous quelle forme ?

Vos salariés doivent avoir accès dans l’entreprise à un certain nombre d’informations légales (dispositions réprimant le harcèlement moral et sexuel, les discriminations et les inégalités, convention collective dont relève l’entreprise, horaires collectifs applicables, etc.).

 

3. Puis-je recourir sans risques à du travail indépendant en plus de mes salariés ?

Le salariat n’est pas la forme exclusive d’un travail réalisé pour le compte de votre entreprise.

Vous pouvez ainsi recourir librement à différentes formules de travail indépendant (prestataires de service, sous-traitants, freelance, etc.) sous réserve que ces travailleurs extérieurs ne soient pas placés dans des conditions d’intervention identiques à celles de vos salariés, notamment via un rapport d’autorité hiérarchique, et que les conditions propres à l’exercice de cette activité soient respectées. 

 

4. Je dois faire face à de fortes périodes d’activité au cours de l’année. Puis-je demander à mes salariés de faire des heures supplémentaires sans limitation ?

Vous pouvez solliciter de vos salariés dont le temps de travail est décompté en heures qu’ils travaillent au-delà de la durée du travail prévue par la loi, la Convention collective dont relève votre entreprise ou le contrat de travail.

La réalisation d’heures supplémentaires est cependant limitée quantitativement:

• Le temps de travail du salarié ne doit pas dépasser les durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail ;
• Le nombre d’heures supplémentaires ne doit pas dépasser au cours de l’année un contingent fixé par la loi ou votre Convention collective.

 

5. Puis-je contrôler sans contrainte l’activité de mes salariés ?

Vous pouvez contrôler la bonne exécution du travail de vos collaborateurs sans formalité particulière, le salarié étant tenu de rendre compte de son activité.

En revanche, la mise en place d’un moyen de contrôle électronique ou informatisé nécessite préalablement une déclaration à la CNIL et l’information individuelle des salariés concernés, car il constitue un traitement de données personnelles dont l’utilisation est règlementée. 

 

6. L’un de mes salariés a été victime d’un accident du travail. Quelles formalités dois-je respecter ?  

En cas d’accident du travail, vous devez :

• Déclarer l’accident par le biais d’un imprimé Cerfa à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) du salarié, dans les 48 heures de l’accident, par lettre recommandée avec AR. Cette déclaration est obligatoire même si le salarié ne fait pas l’objet d’un arrêt de travail et, le cas échéant, en émettant les réserves nécessaires. L’absence de déclaration dans le délai requis est sanctionné pénalement et financièrement ;
• Envoyer à la CPAM une attestation de salaire ;
• Remettre au salarié une feuille d’accident (fournie par la CPAM), nécessaire à son indemnisation.

 

7. Mon activité se développe mais je ne peux pas encore me permettre d’embaucher davantage pour absorber certaines tâches. Puis-je demander à mes salariés de d’assumer des tâches supplémentaires ?

Le salarié peut se voir confier la réalisation de toutes les tâches qui relèvent de sa qualification professionnelle, même s’il s’agit de missions qu’il n’exécutait pas antérieurement. Il s’agit alors d’un simple aménagement de ses conditions de travail qui peut être décidé librement par l’entreprise.

Le salarié doit donner son accord écrit en cas de nouvelles missions étrangères à sa qualification professionnelle, car il s’agit dans ce cas d’une modification de son contrat de travail que vous ne pouvez pas décider unilatéralement.

 

8. Un de mes salariés a commis une faute : comment réagir ?

Vous disposez d’un délai de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance des faits fautifs pour enclencher la procédure disciplinaire.

Le choix de la sanction doit être proportionné aux faits reprochés au salarié.

Si la sanction envisagée est un avertissement, vous pouvez directement la notifier par écrit au salarié concerné dans le cadre du délai de deux mois.

Si la sanction envisagée est d’une gravité plus élevée (par exemples une mise à pied disciplinaire ou un licenciement), le salarié doit être convoqué à un entretien préalable sous un certain délai et selon des conditions de forme strictes. La sanction doit ensuite être notifiée par écrit au salarié, également selon des conditions de forme et de délai très encadrées.

Les dispositions de la Convention collective dont relève votre entreprise peuvent prévoir des formalités particulières qui doivent être impérativement respectées ; elles doivent être systématiquement vérifiées avant l’engagement de toute procédure disciplinaire (qu’il s’agisse d’un licenciement ou d’une sanction de moindre importance).

 

9. L’un de mes salariés n’est plus venu travailler du jour au lendemain. Puis-je considérer qu’il a démissionné ?

L’entreprise ne peut pas considérer le contrat de travail comme étant rompu par le salarié du fait de son comportement. Le seul mode de rupture unilatérale du contrat autorisé à l’employeur est en effet le licenciement.

L’entreprise peut donc dans cette hypothèse ne rien faire et uniquement suspendre le versement de la rémunération ou mettre en œuvre une procédure de licenciement disciplinaire afin de sanctionner l’abandon de poste du salarié, le cas échéant pour faute grave. 

 

10. Sous quelle forme puis-je rembourser les frais professionnels de mes salariés ?

Deux modes de prise en charge des frais professionnels sont envisageables :

• Soit un remboursement aux frais réels, sur la base des factures présentées par le salarié. Il est obligatoire pour certains types de frais. Le remboursement n’est pas assujetti aux charges sociales ;
• Soit sur une base forfaitaire. Le remboursement est soumis à des conditions d’exonération sociale particulières, en fonction du type de frais concernés.

2. Quelles sont les conséquences si le cumul de mon contrat de travail et de mon mandat social n’est pas valable ? 

Dans cette hypothèse, vous ne pourrez pas bénéficier de la prise en charge par Pôle Emploi et les cotisations auront été versées à perte. Afin d’éviter toute déconvenue, il est recommandé d’interroger Pôle Emploi en amont sur la validité du cumul contrat de travail/mandat social au moyen d’une demande écrite dite « rescrit ».

En revanche, au regard de la Sécurité Sociale, le statut de dirigeant est le plus souvent assimilé à celui de salarié. Dès lors, la remise en cause du cumul du contrat de travail et du mandat sera sans impact sur le bénéfice des prestations servies par la Sécurité Sociale.

 

3. Quel est l’avantage de cumuler un contrat de travail et un mandat social ?

Vous bénéficiez des avantages attachés au contrat de travail (rémunération, ancienneté, congés payés, protection sociale, assurance chômage…), tout en exerçant votre mandat social (direction et gestion de la société, bénéfice éventuel de jetons de présence, etc.). Toutefois, la validité de ce cumul doit être vérifiée.

 

4. Quelles sont les conséquences d’une suspension de mon contrat de travail ? Que deviennent mes avantages ?

Vous ne bénéficiez plus des avantages liés au contrat de travail durant sa suspension, sous réserve de certaines exceptions (protection sociale, etc.). La prise en compte de cette période au titre de l’ancienneté pourra être prévue.

 

5. En l’absence de cumul, est-ce que je peux bénéficier d’une assurance chômage ? Auprès de qui ? Et à quel prix ?

Oui. Vous pouvez souscrire à une assurance privée auprès d’organismes assureurs. Le montant des cotisations et les modalités de prises en charge seront à définir au contrat.

 

6. Comment déléguer mes pouvoirs et mes responsabilités ?

Il convient de mettre en place des délégations de pouvoirs (de préférence écrites), de choisir les délégataires disposant des compétences et expériences adéquates, de définir et limiter précisément les pouvoirs délégués.

 

7. En ma qualité de mandataire social, est-ce que je bénéficie d’une mutuelle et d’une prévoyance ?

Oui, sous réserve que de tels régimes soient prévus dans l’entreprise et d’être affilié au régime général des salariés au sens de la sécurité sociale, ce qui dépend notamment de la forme sociale de la société et du niveau de participation à son capital. A défaut, il conviendrait de souscrire une mutuelle et une prévoyance privées.

8. Quel est le sort fiscal de ma rémunération ?

Les sommes versées dans le cadre du contrat de travail ont la nature de rémunération (traitements et salaires). Celles versées dans le cadre du mandat ont la nature soit de traitements et salaires, soit de BIC en fonction notamment de la forme sociale de l’entreprise.

 

9. Comment préparer ma retraite ?

Vous pouvez notamment optimiser votre retraite grâce aux dispositifs des articles 39 et 83 du code général des impôts (régime devant toutefois être prévu ou mis en place dans l’entreprise).

 

10. Comment anticiper le rachat de ma société et ma sortie ?

Il convient de sécuriser les conditions de votre sortie dans le pacte d’actionnaire et, éventuellement, dans le contrat de travail (ex. « golden parachute », clause de non-concurrence, etc.).

11. Est-ce que je peux bénéficier d’un « golden parachute » ?

Oui. Il doit être prévu au contrat de travail ou dans le cadre du mandat social (décision de l’organe dirigeant). En outre, en fonction de la forme de la société, la procédure des conventions réglementées devra être respectée.

2. L’affichage obligatoire ; qu’est-ce que c’est ?

Le code du travail impose à toute société ayant au moins un salarié d’afficher un certain nombre d’informations à destination du ou des salariés.

Les obligations diffèrent en fonction de la taille de l’entreprise. Certaines informations doivent systématiquement être affichées dans les locaux de la société (la consigne de sécurité incendie, les coordonnées de la médecine du travail, de la DIRECCTE, de l’inspection du travail, les horaires de travail …).

A défaut, la Société s’expose à une contravention maximale pour chaque information non affichée allant de 450 euros à 750 euros.

L’inspection du travail veille à ce que l’affichage au sein des sociétés soit exhaustif et mis à jour… Ne partez pas sur de mauvaises bases !

 

3. Je n’ai pas de registre du personnel, qu’est-ce que je risque ?

Le registre du personnel est un document établi par l’employeur, quel que soit l’effectif de l’entreprise qui permet notamment à l’Inspection du travail de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque entreprise.

L’absence de tenue du registre du personnel est une infraction pénale (contravention de 4ème classe). Vous encourez une amende de 750 euros multipliée par le nombre de salariés embauchés par la Société.

Des registres sont en vente dans le commerce, il faut s’en procurer un et le compléter au fur et à mesure des embauches et des sorties des effectifs des salariés.

Vous pouvez, sous conditions, tenir un registre informatique.

 

4. J’envisage de faire réaliser des heures supplémentaires à mes salariés pour faire face à un surcroît de mon activité, est-ce la meilleure option ?

Il existe plusieurs options afin de faire face à des variations d’activité, le recours aux heures supplémentaires n’étant qu’une option parmi d’autres. Des aménagements collectifs et individuels peuvent être envisagés ; le recours à l’intérim ou à des contrats à durée déterminée constituent également des solutions alternatives.

 

5. A partir de combien de salariés doit-on organiser des élections professionnelles ?

Il existe différents seuils. En tout état de cause, en deçà de 11 salariés, la Société n’a pas l’obligation d’organiser des élections professionnelles.

Au-delà de ce seuil, il conviendra d’organiser des élections professionnelles en respectant les modalités qui sont très encadrées :

• La mise en place des délégués du personnel n’est obligatoire que si l’effectif de 11 salariés et plus est atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédant la date des élections;
• La mise en place d’un comité d’entreprise n’est obligatoire que si l’effectif de 50 salariés et plus est atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédant la date des élections ;
• La désignation d’un délégué syndical peut intervenir lorsque l’effectif de 50 salariés ou plus a été atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédant la date des élections.

Si la Société ne dispose pas d’institution représentative du personnel et que l’organisation de l’élection est consécutive au franchissement d’un seuil, imposant la mise en place des délégués du personnel ou du comité d’entreprise, le premier tour doit être organisé dans les 90 jours suivant le jour de la diffusion aux salariés de l’information sur l’organisation à venir des élections.

 

6. Est-ce que je dois organiser des entretiens d’évaluation ? 

Sauf si la convention collective ou un accord collectif le prévoit, vous n’êtes pas tenu de faire passer un entretien d’évaluation à vos salariés.

Cependant, compte tenu du pouvoir de direction de l’employeur, vous avez la possibilité d’imposer à vos salariés de passer un entretien annuel qui s’avère être, en pratique, une plus-value en matière de gestion du personnel.

Attention à ne pas confondre entretien d’évaluation et entretien professionnel, ces derniers étant obligatoires tous les deux ans.

 

7. Le contrat de génération : quelles sont les tranches d’âge des salariés ?

Pour bénéficier de l’aide liée à la conclusion d’un contrat de génération, vous devez embaucher un salarié âgé de 16 à 25 ans (30 ans si le salarié est handicapé) et maintenir un salarié en CDI de 57 ans et plus dans l’emploi (55 ans si le salarié est handicapé) ou encore embaucher un salarié âgé de 55 ans et plus.